Инструкция по организации мероприятия. Раскрываем секреты идеальной вечеринки

Планирование и тайминг

Лучший экспромт – подготовленный. Когда все идет по плану, вероятность непредвиденной ситуации очень мала. Распишите идеальное развитие событий по минутам: сбор гостей, вынос закусок, речь спикера, выступление артистов, раздача сувениров  - все, что будет происходить в день мероприятия. Но будьте готовы к тому, что гости опоздают, ведущий не будет укладываться по времени, танцы затянутся и так далее. Поэтому будьте гибкими - в вашем расписании должны быть предусмотрены «окна» и возможности для небольших корректировок графика.

Подходящее помещение

Огромный пустынный зал для корпоративной вечеринки из десятка сотрудников или камерное кафе для большого торжества – неправильный выбор площадки  может испортить все, от настроения до репутации. Этот тот случай, когда лучше семь раз увидеть и один - забронировать. Чтобы мероприятие удалось, обстановка должна соответствовать множеству параметров: количество гостей, оформление, освещение и распределение звука, расстановка столов и расположение сцены или трибуны. Помощь профессионалов в подборе площадки окупится в первую очередь.

Еда и напитки

Голодный – значит злой, а недовольные гости – провал мероприятия. Сотрудничество с качественными кейтеринг-компаниями должно быть в главных приоритетах. Экономия на еде сведет на нет остальные усилия, поэтому работайте только с теми командами, которые в совершенстве владеют правилами обслуживания, сервировки, подачи и другими нюансами. Кроме того, большую роль в планировании еды и напитков играет формат события – будь то фуршет, когда у гостя в одной руке бокал с шампанским, в другой - канапе или званый ужин со сменами из трех блюд.

A little party never killed nobody

Не будьте занудами. Даже если ваше мероприятие носит официальный характер, внесите немного разнообразия хорошей шуткой или зрелищным выступлением. Улыбка еще не портила ни одно событие, а ваши гости будут только благодарны, если вы сможете разрядить чрезмерно деловую обстановку. Конечно, учитывая интересны и формат аудитории.

Будьте в тренде

Прогресс не стоит на месте и если вы идете с ним в ногу и умело пользуетесь новыми технологиями, это не оставит вашу работу без внимания. Необычные световые и музыкальные эффекты, ультрамодный прессволл, нанотехнологии в подаче презентаций –удивляйте и впечатляйте гостей всеми доступными вам идеями и способами.

Сохраняйте спокойствие

Организатор-паникер со склонностью к истерикам не способен решить ни одной проблемы. Чтобы избежать нервной обстановки и не дойти до сердечного приступа, не берите на себя все возможное и невозможное – не бойтесь делегировать, но держите все под контролем. В сложные моменты мобилизируйте общие усилия, соберите свою команду и решите вопрос вместе. А в другие – расслабьтесь и плывите по течению. Тогда из любой ситуации вы выйдете без ущерба для нервной системы – своей и окружающих.